Automatyzacja procesów. Dlaczego połączenie Camunda z Low Code Development Platform jest korzystne?

Automatyzacja procesów to działanie, które jest coraz częściej podejmowane nie tylko przez korporacje oraz dużych graczy rynkowych, ale również sektor średnich i małych przedsiębiorców. Dlaczego zainteresowanie platformami BPMS jest tak duże i co daje połączenie ich z rozwiązaniami low-code?

Korzyści z automatyzacji procesów

W badaniu przeprowadzonym przez firmę Camunda na 600 specjalistach IT, aż 82% z nich stwierdziło, że automatyzacja procesów jest w ich organizacjach priorytetem i była bardzo pomocna podczas pandemii. Podejmowanie tego typu działań wynika z naturalnych potrzeb, które generuje rozwój rynku a wraz z nim rosnące oczekiwania konsumentów. Dlaczego firmy wprowadzają automatyzację procesów?

Digitalizacja, czyli większe możliwości

Cyfryzacja dokumentów to nie tylko wygoda, ale również zwiększenie bezpieczeństwa danych. Ograniczenie materiałów drukowanych pozwala również dołączyć organizacji do grona firm świadomych ekologicznie i działać w idei paperless. Digitalizacja dotyczy także szeregu procesów, np. obiegu faktur czy umawiania spotkań, co sprawia, że pracownicy zostają odciążeni w kontekście czasochłonnych czynności, poprawiając tym samym kwestię swojej dostępności. Usprawnieniu podlegają również procesy wymagające planowania, gdzie w tradycyjnym podejściu pewne czynności musiała wykonać osoba decyzyjna, a teraz według algorytmu może to robić tzw. robot.

Działania na większą skalę

Automatyzacja procesów pozwala na podejmowanie dużo większej liczby działań poprzez zmniejszenie ilości prac manualnych. Projektów można przyjmować więcej, a oferowane usługi promować na dużo większą skalę, korzystając z automatyzacji, np. zgłoszeń.

Integracje

Dane, które są generowane przez istniejące systemy, można zaimplementować do nowych programów, dzięki czemu prace wykonuje się już na nowym środowisku, korzystając w pełni z dostępnych udogodnień. Nowoczesne aplikacje umożliwiają również szereg integracji, dzięki czemu zaczytywane dane znajdują się w jednym miejscu i współgrają ze sobą na wielu płaszczyznach.

Spójność

Narzędzia zaprogramowane wedle własnych potrzeb umożliwiają ujednolicenie sposobu wypełniania dokumentów. Jest to niezwykle istotne nie tylko w procesach administracyjnych, ale również raportach czy obróbce danych, które wpływają na prace innych zespołów.

Powyższe potrzeby to tylko kilka przykładów, dlaczego wiele instytucji decyduje się porzucić tradycyjne przyzwyczajenia względem nowoczesnych rozwiązań. Jednak zanim to nastanie, warto odpowiedzieć sobie na pytanie - jaką platformę wybrać i na co warto zwrócić uwagę?

Platforma do automatyzacji procesów

Wykorzystanie platformy BPMS (Business Process Management System) to naturalny wybór do digitalizacji złożonych procesów biznesowych. Na rynku jest wiele rozwiązań. Jak wybrać to właściwe? Zanim podejmiemy decyzję, warto przeanalizować wyzwania z tym związane:

Odpowiednia platforma

Pierwszy i najważniejszy punkt. Wybór powinien paść na taką, która sprosta naszym oczekiwaniom i w pełni zaspokoi potrzeby konsumentów. Będzie wydajna, elastyczna pod kątem tworzenia wybranych procesów i przede wszystkim bezpieczna. Warto pamiętać, że czasy, kiedy wybierało się jedną platformę na lata, bez możliwości zmiany i traktowało się to jako jedyną słuszną decyzję, minęły bezpowrotnie. A to wszystko dzięki rozwojowi i możliwościom, które cały czas powstają. Obecnie istnieją alternatywy, które zapewniają odpowiednią wydajność, elastyczność i bezpieczeństwo, gwarantując jednocześnie lekkość i częste aktualizacje.

Wiedza

W celu właściwego zaprogramowania i wdrożenia automatyzacji procesów niezbędna jest specyficzna wiedza, która pozwoli na właściwe wykorzystanie wybranej platformy w realizowanych projektach.

Rozwój narzędzi

Jeżeli w instytucji jest już wcześniej scentralizowany system BPMS, rozwijanie wielu procesów przez różne zespoły jednocześnie jest bardzo trudne. Obecnie możliwe jest potraktowanie takiej platformy jako rozwiązania lokalnego, które utrzymywane jest i rozwijane w ramach projektu, w którym potrzebne jest wykorzystanie narzędzia tego typu. Dzięki takiemu podejściu możliwy jest niezależny rozwój i utrzymanie realizowanych procesów.

Wsparcie

Dostępne na rynku platformy BPMS nie oferują wystarczającego wsparcia w zakresie obsługi różnorodnych procesów, np. w kontekście:

• użytecznej i elastycznej obsługi listy zadań, dopasowanej do potrzeb pracowników odpowiedzialnych za dany obszar biznesowy
• multikanałowych formularzy z bogatą biblioteką komponentów, pozwalającą na obsługę zadań manualnych zgodnie ze stosowanymi już w danej instytucji standardami UX/UI
• elastycznych sposobów integracji z różnorodnymi technologiami
• współpracy analityków biznesowych z IT, którzy implementują dany proces

Nie oznacza to, że nie ma rozwiązania w tej sytuacji - jest i nazywa się: połączenie Eximee Low-Code wraz z Camunda BPMS.

Camunda i Eximee Low-Code

O zaletach rozwiązań low-code i naszej platformie Eximee Low-code pisaliśmy w artykule Low code jako kierunek tworzenia rozwiązań biznesowych. Czym jest Camunda? W bardzo dużym uproszczeniu, platformą, za pomocą której możemy obsłużyć automatyzację procesów - od mapowania, po wdrożenie, na wizualizacji i analizie kończąc. Cały proces zdecydowanie ułatwia wykorzystanie narzędzi low-code, za pomocą których osoby nietechniczne będą mogły same tworzyć narzędzia usprawniające ich codzienną pracę.

Oczywiście implementacja takiego połączenia nie musi obejmować całej infrastruktury. Promujemy podejście wdrożenia dedykowanej instancji Camundy wraz z naszą platformą Eximee Low-Code dedykowaną dla określonej domeny biznesowej w mniejszej organizacji lub w banku. Dzięki takiemu podejściu rozwój i produkcyjne działanie rozwiązań udoskonalanych pod daną domeną, jest niezależny od działań pozostałych zespołów w danej instytucji.

W naszej pracy często spotykamy się z sytuacjami vendor lock-in, czyli uzależnienia od dostawcy w kontekście rozwiązań, które stosują banki. Pracownicy chcą coś zrobić szybko, więc myślą o rozwiązaniach pudełkowych. Natomiast problem z nimi jest taki, że trudno jest je zaadaptować do potrzeb instytucji. Głównie dlatego, że rozwiązania są customowe, co jest niewystarczające do obsługi skomplikowanych procesów.

Dlatego też rekomendujemy zastosowanie naszego podejścia, czyli jako silnik BPMS do automatyzacji procesów biznesowych stosujemy rozwiązanie Camunda i łączymy je z naszą platformą Eximee Low-code. Główną zaletą tego rozwiązania jest to, że system BPMS stosujemy faktycznie tam, gdzie jest on potrzebny i naturalny do wykorzystania. Ponadto takie podejście niesie za sobą szereg korzyści, m.in.:

1. Dynamikę, którą zapewnia rozpowszechniające się rozwiązanie OpenSource. Jest ono kontynuacją wcześniej wykorzystywanego przez nas projektu Activiti i posiada opcję przejścia na wersję komercyjną.
2. Pewność - system przez nas wdrażany jest z powodzeniem implementowany w dużych instytucjach.
3. Rozpoznawalność - dopuszczamy do wykorzystania technologię, która jest stosowana wśród naszych obecnych klientów.
4. Wydajność - gwarantujemy ją naszym wieloletnim doświadczeniem.
5. Dostępność - zapewniamy dokumentację, szkolenia i wsparcie techniczne.
6. Pełna kontrola - oferujemy konsolę administracyjną dla administratorów biznesowych, za pomocą której możliwe jest:

• monitorowanie pojedynczej instancji procesu wraz z sygnalizowaniem, gdzie wystąpił ewentualny błąd,
• ponawianie wykonania kroku automatycznego, w którym pojawił się problem.

Nasza platforma ułatwia również pracę z definicjami procesów analitykom biznesowym, dając możliwość osadzania kompletnych projektów na środowisku uruchomieniowym i migrację ich na wyższe środowiska.

Wraz z Eximee Low-Code dostarczamy odpowiednio skonfigurowaną instancję Camunda ze skryptami wdrożeniowymi lub gotowymi kontenerami, które pozwalają na właściwe i szybkie uruchomienie środowisk potrzebnych do rozwoju i produkcyjnego wykorzystania tworzonych procesów.

Dodatkowe możliwości połączenia z platformą low-code

Sama platforma BPMS nie rozwiązuje jednak wszystkich problemów, jest tylko narzędziem, które trzeba dobrze wykorzystać. Platforma Eximee Low-Code daje możliwość łatwego skorzystania z zalet platformy BPMS, uzupełniając jednocześnie najważniejsze braki i rozszerzając jej możliwości szczególnie o:

Rozbudowane formularze zapewniające nowoczesny UX

Platforma Eximee daje dostęp do ponad 100 gotowych elementów frontendu. Powstałe interfejsy użytkownika są nie tylko funkcjonalne i estetyczne, ale również responsywne i zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie projektowania oraz wytycznymi WCAG 2.1 dotyczącymi dostępności.

Reużywalne komponenty z określoną logiką biznesową pozwalają tworzyć dynamiczne formularze ze zdefiniowanymi warunkami oraz zależnościami pomiędzy poszczególnymi elementami i parametryzacją. Formularze można dowolnie integrować z wewnętrznymi i zewnętrznymi systemami oraz podpinać formatery i walidatory danych. Dodatkowo, dla zapewnienia jeszcze większej elastyczności, można implementować bardziej rozbudowaną logikę za pomocą ScriptCode.

Projektowanie formularzy możliwe jest z wykorzystaniem funkcji Drag & Drop, zapewniającej intuicyjność, prostotę i wygodę. W razie potrzeby można dodawać własne komponenty i osadzać je na platformie.

Omnikanałowość

Procesy tworzone z wykorzystaniem Eximee zapewniają wygodę dla klienta, który może porzucić wypełnianie, np. wniosku poprzez stronę internetową i dokończyć w bankowości mobilnej bez utraty wprowadzonych danych. Zapewnia to ciągłość procesu i swobodę przełączania się klienta pomiędzy kanałami i urządzeniami.

Funkcjonalności dla użytkowników mogą być udostępniane zarówno w przeglądarkach desktopowych, jak i na urządzeniach mobilnych lub osadzone w aplikacji natywnej, zatem klient może skorzystać z wygodnej dla siebie opcji.

Obsługę kroków manualnych

Dzięki rozbudowanym formularzom oraz omnikanałowości możliwe jest projektowanie funkcjonalności, które umożliwiają rozpoczęcie obsługi procesu lub obsługę zadania związanego z krokiem manualnym zdefiniowanym w procesie BPM.

Funkcjonalność taka może być udostępniona zarówno klientowi, np. za pośrednictwem bankowości elektronicznej lub mobilnej, jak i pracownikowi danej instytucji, np. w ramach funkcjonalności dostępnej w CRM. To, kto ma obsłużyć zadanie związane z danym krokiem w procesie, określane jest oczywiście w ramach definicji procesu w notacji BPMN.

Funkcjonalność nie musi ograniczać się też jedynie do formularza, definiowanego w designerze Eximee, ale może również zawierać osadzone kawałki funkcjonalności, które zostały zaimplementowane specjalnie na potrzeby obsługi danego kroku.

Poniższy screen zawiera przykładowy ekran pracownika obsługującego kredyt hipoteczny, na którym widać dedykowaną funkcjonalność do obsługi umawiania i monitorowania spotkań (w lewej części) oraz formularz do zarządzania parametrami kredytu.

W ramach obsługi kroku można zdefiniować układ, zakładki i wiele formularzy, które ułatwiają realizację podejmowanych czynności. Wśród podstawowych elementów stosowanych w ramach takich zadań są m.in.: obsługa notatek czy zarządzanie dokumentami dołączonymi do danego procesu.

Obsługę zadań

Jednym z kluczowych dziś elementów jest optymalizacja czasu potrzebnego na realizację zadań manualnych wykonywanych przez pracowników. Najważniejszą kwestią w tym obszarze jest czytelne i jasne wskazanie danemu pracownikowi, co i w jakiej kolejności ma zostać przez niego wykonane.

Platforma Eximee Low-Code rozszerza silnik BPMS o funkcjonalność parametryzowalnej i elastycznej listy zadań, która wymaga ręcznej obsługi. Na etapie parametryzacji procesu możliwe jest:

• zdefiniowanie, jakie dane powinny być dostępne na takiej liście w kontekście danego procesu
• określenie domyślnego sposobu sortowania elementów na liście
• ustalenie możliwych filtrów

Dzięki temu pracownik widzi tylko te zadania, do których może mieć dostęp. Wspierana jest również m.in.:

• równoległa obsługa tych zadań przez wielu użytkowników
• podgląd stanu bieżącego przez przełożonego
• obsługa nieobecności

Przegląd i podgląd danych sprawy

Na podobnej zasadzie jak lista oraz obsługa zadań udostępniana jest również funkcjonalność przeglądu i podglądu danych sprawy. Daje to możliwość wglądu określonym osobom, na jakim etapie jest projekt. Lista spraw może być skonfigurowana w sposób dedykowany dla każdego procesu lub jednakowa dla wybranych, w zależności od potrzeb.

To, w jaki sposób użytkownik może podejrzeć dane, również jest definiowane poprzez możliwość zaprojektowania odpowiedniego zestawu formularzy.

Optymalizację wydajności i domykanie sprzedaży

Nie uruchamiamy spraw workflow, jeżeli nie ma takiej potrzeby. Najczęściej podejmujemy to działanie, jeżeli czynność niesie za sobą realną wartość biznesową.

W praktyce wygląda to w taki sposób, że jeśli klient jest anonimowy, czyli nie zalogował się ani nie zostawił danych kontaktowych, ale wszedł na platformę Eximee, a następnie wybrał funkcjonalność, to silnik workflow nie zostanie uruchomiony. Głównie dlatego, że na tym etapie nie ma konieczności włączać żadnej obsługi.

Natomiast jeżeli możemy namierzyć klienta, który nie dokończył wybranego procesu po swojej stronie, to uruchamiamy obsługę tzw. porzuconego wniosku. Taki mechanizm bardzo dobrze sprawdza się w procesach sprzedażowych, gdzie możliwa jest próba kontaktu z klientem i domknięcie rozpoczętej sprzedaży.

Funkcjonalności nieprocesowe

Są również funkcjonalności, które w ogóle nie potrzebują obsługi procesowej. Wówczas nadal można skorzystać z platformy Eximee Low-Code i zrealizować daną funkcjonalność bez konieczności korzystania z silnika BPMS.

Przykłady takich sytuacji:

• obsługa ankiet
• obsługa wniosków klienta, których mała skala wykorzystania powoduje, że nie ma potrzeby ich automatyzacji
• formularze do zbierania i aktualizacji danych wykorzystywanych w innych procesach zdefiniowanych lub obsługiwanych niezależnie

Wszechstronne integracje

Aby podpiąć daną usługę i uzyskać dostęp do potrzebnych danych, można skorzystać z gotowych konektorów lub stworzyć własne, które zapewnią funkcjonalności na potrzeby danego procesu.

Każdy element integracyjny może być wielokrotnie używany w kolejnych procesach i na różnych poziomach, np. w formularzach, interfejsach, logice biznesowej. Eximee umożliwia korzystanie z danych oraz usług w każdej technologii - od SOAP, REST czy kolejki MQ, po starsze systemy. Zewnętrzne systemy można też integrować poprzez udostępnienie API.

Część frontendową da się osadzić w różnych aplikacjach webowych, takich jak portal, bankowość elektroniczna czy CRM oraz w natywnych aplikacjach mobilnych.

Dzięki Eximee, przy tworzeniu funkcjonalności dla użytkowników, można integrować zewnętrzne systemy służące np. do analizy zachowań klientów oraz aplikacje wewnętrzne w postaci microfrontendów.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat przedstawionego połączenia Camunda z Eximee Low-Code? Masz pytania? Napisz do nas, chętnie opowiemy o całym procesie ze szczegółami.

FAQ

Jakie są główne korzyści z połączenia Camunda z Low-Code Development Platform?

Połączenie Camunda z platformą low-code, taką jak Eximee, pozwala na szybszą automatyzację procesów biznesowych i dynamiczne tworzenie aplikacji. Daje to firmom możliwość elastycznego dostosowywania procesów do zmieniających się warunków rynkowych oraz efektywniejsze zarządzanie zadaniami i danymi.

Automatyzacja procesów pozwala na zwiększenie efektywności operacyjnej, zmniejszenie liczby błędów oraz przyspieszenie realizacji zadań. Dzięki automatyzacji procesów banki mogą skuteczniej zarządzać swoimi zasobami i poprawiać jakość obsługi klientów.

Camunda umożliwia zaawansowaną automatyzację procesów, natomiast Low-Code Development Platform, ułatwia szybkie tworzenie aplikacji, które te procesy wspierają. Dzięki temu banki mogą łatwo modyfikować i rozwijać swoje procesy, bez konieczności angażowania dużych zespołów programistycznych.

Połączenie to daje możliwość tworzenia rozbudowanych formularzy z nowoczesnym UX, zapewniających lepsze doświadczenia dla użytkowników końcowych. Dodatkowo, platformy low-code wspierają omnikanałowość.