Wniosek o dofinansowanie Tarcza PFR

O wniosku Tarcza Finansowa PFR można śmiało powiedzieć, że był to najbardziej wyczekiwany wniosek w tym roku.

Łączna wartość pomocy w tym programie wynosi 75 mld zł, a jest on kierowany do mikrofirm oraz MŚP, które zanotowały spadek obrotów poniesiony na skutek pandemii COVID-19.

Podobnie jak w programach Rodzina 500+ oraz Dobry Start 300+, tak i w przypadku Tarczy PFR zadaniem banków jest udostępnienie swoim klientom możliwości złożenia wniosku online w bankowości elektronicznej, przekazanie złożonego wniosku do odpowiedniej instytucji państwowej  (w tym przypadku za pośrednictwem KIR do PFR), a następnie udostępnienie wnioskodawcom decyzji pochodzącej z tej instytucji.

Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku PFR przelewa środki na rachunek klienta w banku, w którym złożony został wniosek.

Banki występują w tym procesie również w roli podmiotu potwierdzającego dane firmy oraz tożsamość osoby składającej wniosek.

Wniosek Rodzina 500+ dostarczyliśmy w ciągu 2,5 miesiąca, co wówczas uważane było za ogromny sukces. W przypadku wniosku Tarcza PFR na uruchomienie procesu wnioskowania banki miały 2,5 tygodnia.

Od samego początku więc dla wszystkich, tj. dla banków, dla KIR, dla PFR oraz dla nas, jasne było, że konieczna jest nie tylko pełna mobilizacja, ale również bardzo ścisła współpraca.

Przyjęliśmy podejście, w którym główna część wniosku dla wszystkich naszych klientów jest wspólna. Na niej zbudowane zostały elementy indywidualne dla poszczególnych banków, o których mowa będzie dalej.

Na czym zatem polegały wyzwania w przypadku tego projektu?

Po pierwsze,  konieczna była integracja eximee z 10 systemami bankowości internetowej oraz z kilkoma innymi systemami bankowymi, służącymi np. do wysyłki powiadomień email i sms, czy potwierdzenia umowy narzędziem autoryzacji. Każdy dokument PDF podpisywaliśmy pieczęcią bankową z wykorzystaniem usług dostarczanych przez banki oraz archiwizowaliśmy w odpowiednim systemie.

Po drugie, niezbędna była intergracja z KIR, za pośrednictwem której następuje komunikacja z PFR. Dla klienta banku wniosek to zestaw formularzy oraz dokumenty PDF, dla KIRu natomiast to zestawy plików w ściśle określonym formacie.

Co istotne, szybkie tempo prac po stronie PFR przekładało się na częste zmiany nie tylko w interfejsie BANK-KIR, lecz również w wytycznych do samych procesów wnioskowania oraz algorytmów wymaganych na wnioskach.

O dynamice zmian niech zaświadczą liczby: w ciągu dwóch tygodni prac dokumentacja była aktualizowana przynajmniej 14 razy. W szybkim wydawaniu poprawek bardzo pomogła komponentowa budowa wniosków eximee, a także fakt, że znacząca ilość zmian mogła być dostarczana do banków w postaci niewielkich paczek, których wdrożenie nie wymagało przerw w działaniu systemu, również na środowisku produkcyjnym.

Warto również zauważyć, że cykle testowe były ściśle związane z harmonogramem sesji KIR, w których następowała wymiana plików z wnioskami oraz odbiór decyzji PFR.

Oczywiście z uwagi na znaczenie projektu dla przyszłych beneficjentów programu Tarcza Finansowa PFR, a także ze względu na jego medialny charakter, kluczowe było nie tylko dotrzymanie narzuconego terminu uruchomienia systemu, lecz również bardzo szybkie reagowanie przez wszystkie strony projektu (PFR, KIR i banki) na uwagi klientów wnioskujących o dofinansowanie. Zmiany na działającym systemie wprowadzane były praktycznie z dnia na dzień.

Jak udało się pogodzić wspólny proces wytwórczy z indywidualnymi potrzebami banków oraz wieloma wdrożeniami jednocześnie?

Indywidualne podejście

W celu zapewnienia ścisłej współpracy oraz maksymalnego wsparcia merytorycznego, każdemu z banków dedykowaliśmy konsultanta odpowiedzialnego za projekt po stronie Consdaty.

Mimo dużej części wspólnej projektu we wszystkich bankach (co wynikało ze wspólnych wymagań PFR) , nie staraliśmy się dostarczać bankom narzuconego, gotowego rozwiązania.

Każdy z banków otrzymał wniosek dopasowany do swoich potrzeb, zmodyfikowany zgodnie z indywidualnymi wymaganiami banku. Różnice te przejawiały się w takich elementach jak:

• integracja z bankowością
• zastosowanie właściwego UX (szata graficzna, autoryzacja, teksty)
• różnice na samych wnioskach (np. wybór firmy na wniosku lub przed wejściem na wniosek)
• sposób pobrania danych klienta i firmy
• autoryzacja umowy przez klienta
• dodatkowe oświadczenia
• pieczętowanie umowy pieczęcią bankową z wykorzystaniem usługi banku
• notyfikacje dla klienta o otrzymaniu decyzji PFR.

Wiedza i konsultacje

Aby skrócić czas przekazywania wiedzy oraz wprowadzania zmian zdecydowaliśmy, że nie będziemy bazować wyłącznie na wytycznych banków. Udało nam się dzięki regularnym udziałom w spotkaniach aktywnie włączyć w ustalenia dokonywane z PFR, przez co nie tylko pozyskiwaliśmy wiedzę z pierwszej ręki, ale również mieliśmy wpływ na zmiany dokonywane przez PFR.

Dzięki temu znajomość tematu po naszej stronie była odpowiednio wysoka oraz - co ważne w przypadku tak wielowątkowego projektu - była to wiedza posiadana przez wiele osób, a nie zamknięta w dokumentach lub głowie analityka.

Realizacja

W przypadku tego projektu sukcesem z którego jesteśmy naprawdę dumni było zapewnienie bankom kompleksowej obsługi. Związana była ona nie tylko z prowadzeniem projeku, lecz również z zakresem dostarczonych funkcjonalności na naszej platformie.

Wymieńmy najważniejsze elementy dostarczone w ramach projektu:

• wniosek oraz zawarte w nim kalkulatory i walidacje
• generowanie dokumentów PDF dla klienta (umowy, decycje)
• integracja z narzędziem stemplującym i podpisującym
• przygotowywanie i analiza komunikatow do i z KIR
• obsługa decyzji PFR
• obsługa procesu odwoławczego
• udostepnianie decyzji i dokumentów PDF klientowi banku
• notyfikacje o decyzjach PFR

Wsparcie wdrożeniowe

Oczywiście samo udzielanie wsparcia wdrożeniowego klientom to jeszcze nie jest coś, czym warto się chwalić. W tym przypadku jednak w trakcie wdrożenia produkcyjnego liczba modyfikacji oraz tryb ich wprowadzania zasługują na szczególną uwagę.

Po pierwsze, już po uruchomieniu produkcyjnym miało miejsce wiele zmian. Krytyczne było ich nie tylko szybkie przygotowanie, ale również wdrożenie w w sposób bezprzerwowy oraz minimalizujący ryzyko regresu.

Dzięki komponentowej strukturze wniosków eximee, możliwe było wystawianie do banków minimalnych paczek wdrożeniowych ograniczonych do modyfikowanych elementów, a często nawet pojedynczych plików których wdrażanie możliwe było bezprzerwowo.

Realizacja projektu Tarcza PFR jest modelowym przykładem synergii pokazującym, że projekt dla 5 odbiorców jest bardziej efektywny niż 5 mniejszych projektów realizowanych niezależnie.

Dlaczego?

Po pierwsze - wszystkie banki współdzielą ten sam core biznesowy projektu. Zmiana dokonana dla jednego odbiorcy może być natychmiast propagowana do wszystkich.

Po drugie - projekt jest jednocześnie testowany w pięciu różnych miejscach, na pięciu różnych środowiskach co znacząco poszerza kontekst testów. Dzięki temu informacje o problemach otrzymujemy szybciej.

Trzeci element to koszty realizacji. W tym przypadku są one znacząco niższe, niż w przypadku projektów realizowanych niezależnie. Ponadto - nie startowaliśmy od zera, nasi klienci korzystają z platformy eximee od dawna.

Warto jeszcze zauważyć, że dzięki wspólnemu projektowi zdobywaliśmy wiedzę z wielu źródeł. Usprawnienia i wartościowe rozwiązania, które pojawiały się w przypadku jednego banku natychmiast zderzaliśmy z potrzebami innych.

Wniosek o dofinansowanie z programu Tarcza Finansowa PFR wdrożyliśmy w ciągu 2,5 tygodnia w trzech bankach komercyjnych i dwóch zrzeszeniach banków spółdzielczych (łącznie około 500 banków).

Dostarczenie wniosków opartych na wspólnej bazie wymagań biznesowych, lecz dostosowanych do indywidualnych wymagań banków przyniosło wiele korzyści. Pozwoliło znacząco obniżyć koszty projektu, skrócić czas dostarczenia oraz poprawić jakość rozwiązania.