Można śmiało założyć, że liczba przetwarzanych przez banki dokumentów każdego dnia – zarówno wewnętrznych, jak i tych, które wymieniają z klientami – może być liczona w setkach tysięcy. Ręczne procesy obiegu dokumentów, choć wciąż są powszechne, generują liczne problemy: są czasochłonne, podatne na błędy i często wymagają dodatkowych zasobów operacyjnych.
Efektywne zarządzanie dokumentami nie jest jedynie kwestią organizacyjną – wpływa bezpośrednio na jakość obsługi klienta, a tym samym na jego satysfakcję, lojalność i zaangażowanie. Jest to niezwykle istotne zagadnienie, ponieważ aż co drugi klient przyznaje, że może zrezygnować z korzystania z usług danej firmy, jeżeli spotka się z jej strony z nieodpowiednim poziomem obsługi i brakiem należytej dbałości o doświadczenia użytkownika. Jak zadbać o klientów?
W obszarze zarządzania dokumentami, oczekują oni od banków szybkiego i bezproblemowego dostępu do swoich dokumentów, a także możliwości ich cyfrowego podpisywania i przesyłania bez konieczności odwiedzania placówek bankowych.
Wyzwania w zarządzaniu dokumentami w bankach
Bankowość to sektor, w którym najważniejsze są bezpieczeństwo i szybkość działania. Mimo coraz szerszej cyfryzacji tego obszaru, wiele instytucji finansowych wciąż zmaga się z licznymi wyzwaniami związanymi z zarządzaniem dokumentami. Pojawiają się one zarówno w procesach wewnętrznych, jak i w relacjach z klientami. Problemy te wpływają nie tylko na wydajność banków, ale także na satysfakcję ich klientów.
Problemy back office
- Ręczne przetwarzanie dokumentów prowadzi do błędów i opóźnień - Wiele banków nadal opiera swoje procesy na manualnym wprowadzaniu danych i przetwarzaniu dokumentów. Dla pracowników banku i klientów oznacza to konieczność wielokrotnego przepisywania danych, ich ręcznej weryfikacji i archiwizacji. Takie podejście jest nie tylko czasochłonne, ale także generuje ryzyko błędów, które mogą skutkować koniecznością ponownej weryfikacji dokumentów, a nawet reklamacjami klientów. Radzenie sobie ze skutkami błędów wymaga od pracowników poświęcenia jeszcze większej liczby godzin, podczas których nie będą mogli skupić się na bezpośredniej obsłudze klienta.
- Trudności w integracji systemów do automatyzacji z istniejącymi systemami bankowymi - Bankowe systemy IT często składają się z wielu rozproszonych aplikacji i modułów, które nie zawsze są ze sobą kompatybilne. Wdrożenie nowoczesnych narzędzi do automatyzacji dokumentów wymaga ich integracji z istniejącymi systemami CRM. Brak elastycznych rozwiązań integracyjnych może prowadzić do długiego i kosztownego procesu wdrażania nowych technologii oraz utrudniać ich skuteczne wykorzystanie.
Problemy w relacjach z klientami
- Konieczność oczekiwania na otrzymanie dokumentu - W tradycyjnym modelu obsługi klienta proces wymiany dokumentów może trwać od kilku godzin do nawet kilku dni. Brak natychmiastowego dostępu do potrzebnych dokumentów wpływa negatywnie na doświadczenia klientów i może prowadzić do ich rezygnacji z usług banku na rzecz bardziej nowoczesnej konkurencji.
- Możliwość wystąpienia błędów, która obniża zadowolenie klientów - Ręczne przetwarzanie dokumentów zwiększa prawdopodobieństwo wystąpienia błędów, takich jak literówki w umowach, nieaktualne dane czy brak wymaganych podpisów. Każdy taki błąd wydłuża proces, wymaga dodatkowej komunikacji z klientem i może obniżyć jego zaufanie do banku.
- Ograniczony dostęp klientów do ich własnych dokumentów w czasie rzeczywistym - Klienci oczekują, że w każdej chwili będą mogli przeglądać swoje dokumenty – zarówno te aktualnie przetwarzane, jak i archiwalne. Brak jednolitego systemu zarządzania dokumentami sprawia, że dostęp do nich jest utrudniony lub wymaga kontaktu z doradcą. To nie tylko obniża wygodę korzystania z usług banku, ale także generuje dodatkowe obciążenie dla pracowników, którzy zajmują się obsługą klienta.
Eximee Documents - nowoczesne narzędzie low-code dla bankowości
Instytucje finansowe szukają rozwiązań, które pozwolą im zautomatyzować procesy, zwiększyć bezpieczeństwo i poprawić doświadczenia użytkowników. Eximee to platforma low-code, która oferuje moduł "Documents" – zaawansowane narzędzie do automatyzacji obiegu dokumentów, integracji z systemami bankowymi i dostosowywania parametrów dokumentów do specyfiki instytucji.
Czym jest Eximee?
Eximee to platforma low-code wspierająca automatyzację procesów. Rozwiązanie zostało stworzone przez firmę Consdata, która ma wieloletnie doświadczenie w dostarczaniu rozwiązań IT. Narzędzie umożliwia automatyzację procesów związanych z zarządzaniem dokumentami, rozwój nowoczesnej obsługi klienta oraz szybkie wdrażanie aplikacji obsługiwanych przez banki.
Eximee zapewnia bankom także:
- spójność obsługi w różnych kanałach, od przeglądarek po aplikacje mobilne,
- rozwój samoobsługowych aplikacji dla klientów i nowoczesnych procesów sprzedaży,
- łatwą integrację z aktualnie wykorzystywanymi systemami IT i bezproblemowe przesyłanie danych między środowiskami.
Jak Eximee wspiera banki w obsłudze dokumentów?
Automatyzacja procesów
Tradycyjna obsługa dokumentów wiąże się z czasochłonnym ręcznym przetwarzaniem, które generuje ryzyko błędów i opóźnień. Eximee eliminuje te problemy poprzez automatyczne generowanie dokumentów PDF na podstawie danych zawartych we wnioskach i innych procesach bankowych. Oznacza to, że system samodzielnie tworzy i uzupełnia dokumenty, minimalizując konieczność interwencji pracowników.
Integracja z systemami bankowymi
Jednym z największych wyzwań przy wdrażaniu nowych technologii jest ich integracja z istniejącą infrastrukturą IT. Wiele banków korzysta z rozbudowanych, często zamkniętych ekosystemów, które trudno dostosować do nowych rozwiązań. Eximee umożliwia łatwą integrację z aktualnie wykorzystywanymi systemami bankowymi, co sprawia, że wdrożenie nie wymaga kosztownej i długotrwałej modernizacji.
Personalizacja i dostosowanie
Instytucje finansowe potrzebują rozwiązań, które można dostosować do ich brandingu oraz indywidualnych wymagań dotyczących wewnętrznych procesów. Eximee umożliwia pełną personalizację modułu do obsługi dokumentów i parametryzację narzędzi do ich generowania, dzięki czemu każda instytucja może dostosować interfejs i funkcjonalności do swoich potrzeb.
Przykład zastosowania Eximee w procesie bankowym
Wyobraźmy sobie scenariusz, w którym klient chce złożyć wniosek o produkt bankowy – np. kredyt gotówkowy. Tradycyjnie taki proces wiązałby się z wieloma etapami, koniecznością dostarczenia papierowych dokumentów i długim czasem oczekiwania na finalizację. Dzięki Eximee cały proces przebiega szybciej - automatycznie i w pełni cyfrowo.
Jak to działa?
- Klient wypełnia wniosek online – Może to zrobić w aplikacji mobilnej, bankowości internetowej lub w oddziale z pomocą doradcy. Wszystkie dane są od razu przesyłane do systemu.
- System Eximee automatycznie generuje dokument PDF – Na podstawie wprowadzonych danych tworzony jest kompletny, gotowy do podpisu dokument, eliminując konieczność ręcznego przygotowywania plików przez pracowników banku.
- Klient otrzymuje dokument do wglądu i podpisu – Może to zrobić bezpośrednio w aplikacji mobilnej lub przez e-mail, bez konieczności drukowania, skanowania czy wizyty w oddziale. Cały proces odbywa się w bezpiecznym środowisku bankowym.
- Pracownik banku monitoruje i zarządza obiegiem dokumentów – Dzięki narzędziom low-code w Eximee może sprawdzić status dokumentu, przyspieszyć jego procesowanie lub automatycznie przesłać go do kolejnych systemów bankowych.
Nowoczesna obsługa dokumentów w bankowości z Eximee
Optymalizacja zarządzania dokumentami w banku niesie za sobą szereg korzyści nie tylko dla instytucji finansowych, ale także dla ich klientów. Pozwala ona na usprawnienie i przyspieszenie obsługi klientów, zminimalizowanie ryzyka wystąpienia błędów oraz odciążenie pracowników banku.
Wsparciem w takich działaniach jest Eximee - platforma low-code, która umożliwia pełną automatyzację i cyfryzację procesów związanych z zarządzaniem dokumentami i dostarczaniem ich do klientów.
Chcesz usprawnić obieg dokumentów w swoim banku?
Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak Eximee może pomóc w cyfrowej transformacji Twojej instytucji!
