Logika automatycznego generowania umów kredytowych w Eximee

Automatyzacja usług bankowych stanowi bardzo skuteczny sposób usprawnienia procesów opartych na danych, skrócenia czasu potrzebnego na wykonywanie czynności manualnych, ograniczenia prawdopodobieństwa popełnienia błędów i, w efekcie, poprawienia doświadczeń zarówno pracowników banku, jak i klientów.

Automatyzacja przynosi wyraźne efekty w obszarze generowania dokumentów, w szczególności w tak złożonych procesach, jak zawarcie umowy kredytowej. W tym artykule odpowiemy na pytania, jak buduje się procesy automatycznego generowania dokumentów kredytowych przy wykorzystaniu platformy Eximee Low-Code, w jaki sposób przebiega tak zaprojektowany automatyczny proces tworzenia dokumentów, jakie trudności można napotkać w toku tych działań, jak również jakie korzyści płyną z zastosowania tego podejścia.

Na czym polega automatyzacja procesu generowania dokumentów

Automatyczne generowanie dokumentów jest procesem, w którym dokumenty tworzone są przez system komputerowy w oparciu o dane zgromadzone z odpowiednich baz danych oraz informacje wprowadzone przez użytkownika. Z uwagi na wyeliminowanie pracy ręcznej, automatyzacja w tej dziedzinie zapewnia szereg korzyści i jest coraz powszechniej wykorzystywana w bankowości i finansach – zarówno w procesach zdalnych, jak i w formie wsparcia procesów w placówce.

Automatyczne generowanie dokumentów w bankach

W toku przygotowania dokumentacji dla danej czynności bankowej niejednokrotnie należy przeprowadzić szereg czasochłonnych działań: w procesie łączone są dane z różnych systemów i źródeł, a liczba i rodzaj dokumentów, które zostaną wygenerowane, może różnić się w zależności od indywidualnej sytuacji klienta, konkretnej sprawy oraz etapu, na jakim sprawa znajduje się w danym procesie.

Tym samym, manualne przygotowanie dokumentów znacznie obciąża pracowników bankowych i może wiązać się z dużym ryzykiem popełnienia błędu. Szybkość, dokładność i bezpieczeństwo procesów generowania dokumentów bankowych zapewnić można jednak dzięki automatyzacji; tutaj technologia może wspomóc bank nie tylko w generowaniu prostych wyciągów czy potwierdzeń, ale również bardziej złożonych zestawów dokumentów, jak w przypadku otwierania nowego rachunku firmowego czy zawarcia umowy kredytowej.

Proces może przebiegać całościowo online – w takim podejściu system bankowy generuje projekt umowy na podstawie danych z kartoteki klienta i z formularza. Po autoryzacji wniosku generuje on gotową paczkę dokumentów, w której oprócz finalnej wersji umowy zawarte są również odpowiednie dla danego procesu załączniki. Te dokumenty wysyłane są do klienta drogą mailową, np. za pośrednictwem dedykowanej platformy Eximail, a następnie archiwizowane.

Innym przykładem może być proces wnioskowania o kredyt hipoteczny, w którym algorytm określa dokumenty potrzebne do zawarcia umowy. Na tej podstawie generowana jest lista wymaganych dokumentów, które klient wraz z współkredytobiorcami muszą dostarczyć do banku. Po weryfikacji przez eksperta może wystąpić konieczność uzupełnienia i ponownego przesłania dokumentów pomiędzy stronami. Załączane dokumenty są bieżąco wersjonowane, a na końcu procesu archiwizowane.

Wyzwania związane z automatyzacją generowania umów kredytowych

W procesie generowania umów kredytowych obserwujemy szereg zmiennych, które znacząco wpływają na możliwości jego automatyzacji. Główną cechą odróżniającą umowy kredytowe od innych generowanych w bankach dokumentów jest ich złożoność – dla przykładu, w toku wnioskowania o kredyt hipoteczny rodzaj i ilość tworzonych dokumentów będą różne w zależności od takich czynników, jak sytuacja zawodowa kredytobiorcy, oprocentowanie, harmonogram spłat, zabezpieczenia, czy rodzaj nieruchomości, a sam proces obsługuje kilkaset różnych typów dokumentów.

Dobrze zautomatyzowany proces wnioskowania o kredyt hipoteczny w szczególnych przypadkach może zająć kilkanaście lub kilkadziesiąt minut, jednak w ogólności są to procesy długotrwałe, a w całej wieloetapowej procedurze uczestniczy kilka stron, począwszy od doradcy kredytowego, specjalisty ds. zgodności czy audytora wewnętrznego aż po samego kredytobiorcę. Ta złożoność ma na celu zapewnienie poprawności procesu od strony prawnej, a także dopasowanie procesu do indywidualnej sytuacji klienta. Idzie za nią jednak konieczność zapewnienia szczególnej dokładności w budowaniu procesu automatycznego tworzenia dokumentacji.

Podczas automatycznego generowania dokumentów w procesach kredytowych możemy napotkać szereg wyzwań, jak:

• Personalizacja warunków – dokumenty muszą dynamicznie uwzględniać indywidualne parametry kredytu, takie jak oprocentowanie, okres spłaty czy dodatkowe warunki, co wymaga precyzyjnego generowania treści,
• Zachowanie zgodności z obowiązującymi przepisami – każdy wygenerowany dokument musi spełniać aktualne wymogi prawne i regulacyjne, co wymaga ciągłej aktualizacji szablonów oraz mechanizmów kontroli zgodności,
• Konieczność walidacji danych – przed wygenerowaniem dokumentów system musi zweryfikować poprawność i kompletność danych klienta, aby uniknąć błędów mogących wpłynąć na ważność umowy,
• Kwestie bezpieczeństwa procesu – dokumenty zawierające wrażliwe dane muszą być odpowiednio zabezpieczone, co wymaga stosowania mechanizmów kontroli dostępu w celu zapobieżenia nieautoryzowanym zmianom,
• Złożoność dokumentów – dokumenty kredytowe często składają się z wielu sekcji, załączników i warunków, co sprawia, że ich automatyczne generowanie wymaga zaawansowanych algorytmów i dynamicznego dopasowania treści.

Dlatego na potrzeby zbudowania poprawnego i efektywnego procesu automatycznego generowania dokumentów, w tym umów kredytowych, banki muszą postawić na sprawdzony i elastyczny system, który pozwoli im zapewnić maksymalną wydajność przy zachowaniu zgodności z wymogami prawnymi.

Automatyczny proces generowania umów kredytowych w Eximee

Pomimo złożoności i wysokiej warunkowości procesów generowania umów kredytowych, również z tym zadaniem zespoły bankowe mogą sobie doskonale poradzić, wykorzystując narzędzie Eximee do etapów modelowania procesu, tworzenia reguł oraz testowania.

Budowanie logiki procesów

Procesy tworzone przy wykorzystaniu platformy Eximee wykorzystują algorytmy oparte na regułach. W ramach tej procedury definiowane są sekwencje reguł i działań decydujących o przebiegu procesu tworzenia dokumentów bankowych.

Algorytmy mogą przybierać tutaj formę tabel decyzyjnych – zbioru powiązanych ze sobą reguł, które określają, jakie operacje powinny zostać wykonane w zależności od danych warunków. W omawianym przykładzie będzie to zatem wizualna reprezentacja zależności między określonymi ścieżkami i sytuacjami a dokumentami, jakie należy wygenerować oraz sposobem, w jaki te dokumenty powinny być skonstruowane. Tabele definiowane są przez pracowników biznesowych biegłych w procesie, który poddawany jest automatyzacji.

Logika procesów zarządza również ścieżką akceptacji dokumentów, procedurami weryfikacji, uzupełnień i zwrotu dokumentów do ponownego procesowania, czy przypisywaniem poszczególnych kroków do osób odpowiedzialnych za skompletowanie dokumentów.

W efekcie pracownicy bankowi są w stanie samodzielnie, wewnątrz organizacji, tworzyć przejrzyste przepływy umożliwiające automatyzację zadań oraz zapewniające spójność i efektywność realizowanych operacji.

Integracja z innymi systemami i łączenie danych z różnych źródeł

Same systemy, w których zapisane są niezbędne do przeprowadzenia określonego procesu dane nie zawierają logiki decydowania o tym, w jaki sposób i w jakich sytuacjach te zasoby należy wykorzystać. Aby te informacje były użyteczne, systemy muszą zostać zintegrowane z Eximee w celu umożliwienia pobierania i odpowiedniego zastosowania potrzebnych danych.

W procesie automatycznego tworzenia dokumentów kredytowych może być konieczne pobieranie i łączenie danych z wielu różnych źródeł, jak:

• kartoteka klienta,
• formularz wypełniony przez kredytobiorcę,
• CEIDG,
• KRS,
• bazy danych Biur Informacji Kredytowej (BIK),
• rejestry dłużników.
  

Nie jest to jednak jedyny obszar, w którym wymagana będzie integracja. Również wspomniane wyżej tabele decyzyjne mogą być projektowane w różnych narzędziach w zależności od oprogramowania wykorzystywanego przez dany bank. Z nimi także w procesie budowania logiki automatycznego tworzenia dokumentów łączy się Eximee.

Przygotowanie danych

Pobrane z baz dane muszą zostać uporządkowane i zastosowane w odpowiednich sekcjach dokumentu. Za pomocą Eximee zespół mapujący proces automatycznego generowania umów precyzuje, w jakich okolicznościach system powinien uwzględnić lub ukryć pola warunkowe. Stosowane tutaj algorytmy umożliwiają zatem zarówno konfigurację dokumentów pod względem struktury, jak i sposobu ich uzupełnienia.

Spersonalizowane pod względem konkretnego przypadku klienta dokumenty wypełnione zostają automatycznie odpowiednimi danymi. Eximee oferuje dodatkowo możliwość korzystania z funkcji automatycznego informowania o konieczności aktualizacji danych klienta (np. przy upłynięciu ważności zarejestrowanego w systemie dowodu osobistego), umożliwiając skuteczną walidację danych.

Integracja z narzędziami do wydruku

W Eximee natywnie dostępne są narzędzia do tworzenia i wyświetlania gotowych dokumentów. W procesie wnioskowania o kredyt wiele dokumentów wymaga jednak utworzenia fizycznych kopii, które strony będą mogły podpisać czy odpowiednio opieczętować.

Choć banki korzystają z różnych narzędzi do wydruku, ustanowienie połączenia umożliwiającego transfer dokumentów pomiędzy różnymi systemami nie jest w przypadku Eximee żadną przeszkodą. Z pomocą tej platformy low-code dokumenty mogą być automatycznie i bezpiecznie przesyłane do zewnętrznych systemów.

Automatyczna klasyfikacja skanowanych dokumentów

W przypadku obsługi klienta posługującego się dokumentem papierowym przez pracownika w placówce banku, innym przykładem automatyzacji może być takie skonfigurowanie szablonu dokumentu, aby każdy opatrzony był unikalnym kodem QR lub kodem kreskowym. Po podpisaniu wydrukowanego egzemplarza przez klienta pracownik może zeskanować dokument, który dzięki odpowiedniemu oznaczeniu zostanie automatycznie załączony do właściwego procesu w systemie bankowym i skategoryzowany jako odpowiedni typ dokumentu.

Zapewnienie kompletności skanowanych dokumentów

System automatycznej obsługi dokumentów w bankach zapewnia kompletność skanowanych plików poprzez inteligentne mechanizmy weryfikacji. Po skompletowaniu dokumentów od klienta pracownik przesyła je przez dedykowany formularz, gdzie algorytm prezentuje odpowiednie pola do wgrania dokumentów zgodnie z wymaganiami danego procesu. Przesłana dokumentacja jest sprawdzana pod kątem kompletności i poprawności typu pliku, co minimalizuje ryzyko braków formalnych.

W sytuacji gdy pracownik ma możliwość wyboru rodzaju załączanego dokumentu, system wyświetla listę rozwijalną umożliwiającą wskazanie właściwej kategorii, np. “zaświadczenie o zatrudnieniu”. To pozwala jednoznacznie identyfikować każdy plik i przypisywać go do odpowiednich etapów procesu.

Automatyczna archiwizacja dokumentów

Eximee pozwala na bezpieczne przechowywanie wszystkich plików i danych związanych z procesem obsługi sprawy, zapewniając ich dostępność przez cały okres realizacji. System monitoruje przebieg procesu, określając właściwy moment na przekazanie dokumentów do bankowego archiwum, co umożliwia szybki dostęp do dokumentów w sprawie przez pracowników i klientów online.

Zapewnienie zgodności generowanych dokumentów z WCAG

Istotnym zagadnieniem w temacie generowanych automatycznie dokumentów bankowych jest kwestia zgodności z opublikowanym przez Konsorcjum W3C standardem WCAG 2.2. Ten standard określa wytyczne projektowania usług cyfrowych w sposób umożliwiający korzystanie z nich osobom z trudnościami poznawczymi.

W ramach modułu Documents, platforma Eximee Low-Code zapewnia zgodność generowanych przy jej pomocy dokumentów z najnowszymi wymogami dostępności cyfrowej. Dzięki temu banki mogą projektować szablony dokumentów w sposób, który ułatwi ich odczytanie i zrozumienie użytkownikom z niepełnosprawnościami.

Jest to ważna cecha procesów budowanych z pomocą Eximee, ponieważ pozwala bankom zadbać o potrzeby klientów w sposób inkluzywny, zapewniając optymalne doświadczenia wszystkich użytkowników.

Korzyści płynące z automatycznego generowania umów kredytowych z Eximee

Rozbudowane procesy generowania dokumentów kredytowych wiążą się z wieloma trudnościami, które stara się rozwiązywać nowoczesna technologia. Poprawnie przeprowadzona automatyzacja w obszarze przygotowywania umów kredytowych wiąże się z licznymi korzyściami, takimi jak:

• Zwiększenie dokładności procesu i eliminacja ryzyka błędów. Procesy automatyczne minimalizują potrzebę ręcznego wprowadzania informacji do systemu, a automatyczne wypełnianie dokumentów przebiega bardziej precyzyjnie dzięki procesom walidacji danych. Tym samym zmniejsza się ryzyko popełnienia pomyłki lub przypadkowego pominięcia pola wymagającego uzupełnienia, szczególnie w złożonych procesach.
• Możliwość procesowania spraw klienta w pełni online. Proces uzyskania finansowania może przebiec w całości bez konieczności wizyty w banku, a wszystkie jego etapy – od wniosku przez weryfikację tożsamości i zdolności kredytowej aż po podpisanie umowy – odbywają się cyfrowo. Taki proces wykorzystuje wyłącznie dokumenty generowane automatycznie oraz dokumenty cyfrowe.
• Przyspieszenie procesów i oszczędność czasu. Automatyczne generowanie dokumentów oszczędza czas pracowników bankowych i odciąża ich w zakresie obsługi manualnej procesów. Nie muszą oni zastanawiać się, które dokumenty należy przygotować i tym samym mogą skupić się na innych zadaniach, jak bezpośrednia obsługa klientów. Wyższej efektywności operacyjnej towarzyszy również zwiększenie zadowolenia klientów.
• Szybka adaptacja do zmian regulacyjnych. Projektowanie procesów automatycznego generowania dokumentów z Eximee jest intuicyjne i umożliwia łatwe wprowadzanie aktualizacji w celu dostosowania procedur do zmieniających się przepisów obowiązującego prawa.
• Ochrona danych przed nieautoryzowanym dostępem i manipulacją. Ponieważ dane pozyskiwane są z odpowiednich baz i umieszczane w dokumentach automatycznie, nie ma możliwości wprowadzania w nich nieautoryzowanych zmian.

Tym samym wykorzystanie platformy Eximee Low-Code pozwala na budowanie płynnych i sprawnych procesów automatycznego generowania dokumentów kredytowych, zwiększając efektywność pracy banków i zapewniając komfort klientów.

Podsumowanie

Przygotowywanie dużej ilości obszernych dokumentów na potrzeby zawarcia umowy kredytowej jest obszarem bankowości, w którym usprawnienia technologiczne dają szczególnie zauważalne efekty. Warunkiem sprawnie działającego procesu automatycznego jest jego przejrzysta logika, którą budować pozwalają wydajne platformy low-code. W tym zakresie Eximee polega na doświadczeniu użytkowników, którzy są najbliżej procesów biznesowych wymagających usprawnienia, zapewniając im narzędzie do tworzenia i wdrażania skuteczniejszych rozwiązań do wykorzystania w codziennej pracy z klientem.